1．办公室在各种工作活动中所形成的文件材料等（包括收文、收电、发文底稿、领导讲话稿、会议记录、出版物原稿、印模、照片、录像以及各部室文件等），均应作为档案材料。在规定时限内，由办公室集中、统一管理，任何人不得私自保存档案材料。

2．工作人员向办公室调阅一般文件、材料，均应办理借阅手续，附有秘密、机密、绝密字样的文件、材料、电报、领导重要讲话稿等，必须根据领导批示传阅，但不能带回家中，阅后当天归还。

3．外单位要阅资料，需持有该单位的介绍信并征得办公室领导批准，方可查阅。

4．绝密文件、材料、密码电报、领导讲话稿，不得翻印、复制或随意抄录。秘密文件如需翻印复制，应经领导同意，并及时做好登记（日期、份数、收回时间）核对，同原件一样保存。

5．调阅人所调阅的档案材料应严加保管，注意保密，不得转借、拆卷或修改，若有遗失应及时报办公室并负全部责任。

6．调阅人应将档案材料及时退回，并及时与办公室人员核对清楚，并在借阅登记本上注销。